Tietosuojaseloste

Olemme sitoutuneet EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679 “GDPR”) noudattamiseen. 

Asetuksen tarkoituksena on lisätä yksilön oikeuksia omien henkilötietojensa hallinnassa ja käsittelyssä. Rekisterinpitäjällä on tietosuoja-asetuksen mukaan velvollisuus informoida selkeällä tavalla rekisteröityjä. Tämä seloste täyttää informointivelvoitteen.

Yleistä

Jotta voimme palvella sinua parhaamme mukaan, se edellyttää, että keräämme ja käsittelemme joitain sinua koskevia tietoja. Arvostamme yksityisyyttäsi ja olemme sitoutuneet suojaamaan sitä. Tämä tietosuojaseloste sisältää tietoa mitä henkilötietoja keräämme, millä periaattein sitä käsittelemme, sekä mitä oikeuksia ja vaikuttamismahdollisuuksia sinulla on tietojasi koskien. Rekisterinpitäjänä käsittelemme erityisesti asiakasyritystemme yhteys- ja muun henkilöstön henkilötietoja. Henkilötietoa on kaikki sellainen tieto, joka liittyy tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan henkilöön, esimerkiksi nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero tai tehtävänimike.

Käsittelemme sinua koskevaa henkilötietoa tämän tietosuojaselosteen ja sovellettavan lainsäädännön mukaisesti, joten pyydämme sinua lukemaan tämän tietosuojaselosteen huolellisesti. Saatamme myös tehdä päivityksiä tietosuojaselosteeseen toimintamme kehittyessä tai lainsäädännön muuttuessa.

Käyttämällä palvelujamme, verkkosivustoamme tai ottamalla meihin yhteyttä, hyväksyt että käsittelemme sinua koskevia henkilötietoja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti. 

1 Rekisterin nimi

Kimce Oy:n asiakasrekisteri

2 Rekisterin ylläpitäjä

Kimce Oy:n, y-tunnus 2852359-1

Rekisterinpitäjänä suhteessa tässä tietosuojaselosteessa kuvattuun henkilötietojen käsittelyyn on Kimce Oy (jäljempänä myös “Yritys” tai “me”).

3 Rekisterin käsittelijät

Asiakastietoja sisältävien järjestelmien käyttöön ovat oikeutettuja vain ne rekisterinpitäjän työntekijät, joilla on työnsä puolesta oikeus käsitellä asiakastietoja. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana.

4 Rekisterin käyttötarkoitus

Keräämme, säilytämme ja käsittelemme sinua koskevia henkilötietoja vain ennalta määriteltyihin tarkoituksiin. Pääasiallisia käyttötarkoituksia ovat:

• palveluidemme kohdentaminen sinulle;
• sopimusvelvoitteidemme toteuttaminen;
• oikeudellisten velvoitteiden ja vaateiden täyttämiseksi;
• asiakasviestintä;
• yhteydenottopyyntöihin vastaaminen; ja
• liiketoimintamme kehittäminen.

5 Rekisteriin tallennettavat henkilötiedot

Keräämme sinua koskevia henkilötietoja pääasiassa sinulta itseltäsi yhteydenottojen yhteydessä tai myöhemmin palveluidemme käytön yhteydessä. Uusien asiakkaiden osalta saatamme kerätä myös tietoja prospektien osalta LinkedInistä, potentiaalisten asiakasyrityksiemme verkkopalveluista tai käyttämällä uusasiakashankintaan tarkoitettuja työkaluja (esim. Leadfeeder).

Tämän lisäksi saatamme kerätä tietoja julkisista lähteistä ja rekistereistä, kuten YTJ-tietopalvelusta. Keräämme tietoa myös verkkosivustomme kävijätietoa Google Analytics -palvelun avulla, jotta voisimme analysoida ja kehittää sivustoamme entistäkin paremmaksi ja käyttäjäystävällisemmäksi. 

Henkilötietoja kerätään merkittävästi verkkosivustomme ja niiden kautta sijaitsevien lomakkeiden kautta. Käytössä olevat asiakastiedot muodostuvat asiakkaiden asioiden hoidon tarkoituksiin kerätyistä asiakastiedoista, joita ovat kaikissa tapauksissa asiakkaan nimi, sähköposti ja puhelinnumero. Asiakassuhteen aikana syntyy ja kerätään myös tietoa, pääasiassa kuitenkin asiakasyrityksiin liittyen. Käytössämme on myös asiakkuusmarkkinoinnin työkaluja, joihin tietoja kerätään. Asiakasmarkkinoinnin tuottamiseen yrityksessä on käytössä eri työkaluja, ohjelmistoja, joilla kaikilla on tietosuojakäytännöt. Asiakasmarkkinointiohjelmien käyttämiseen vaaditaan käsittelijältä aina käyttäjätunnus ja salasana (käyttöoikeus).   

6 Henkilötietojen käsittely

Huolehdimme siitä, että meillä on aina lain edellyttämä peruste henkilötietojesi käsittelemiselle. Saatamme käsitellä henkilötietojasi usealla eri perusteella. Käsittelemme tietojasi sopimuksen täytäntöönpanemiseksi ja oikeudellisten velvoitteiden täyttämiseksi. Huolehdimme alihankkijoita ja palveluntarjoajia käytettäessä siitä, että henkilötietojen luottamuksellisuus säilyy ja tietoja käsitellään myös muutoin lainmukaisesti.

Käsittelemme myös henkilötietojasi oikeutetun etumme nojalla, joka on palveluidemme tarjoaminen ja liiketoimintamme harjoittaminen ja kehittäminen. Joitakin henkilötietoja saatamme käsitellä myös suostumuksesi nojalla.

7 Tietojen luovutus

Pääsääntöisesti henkilötietojasi käsittelee yrityksemme henkilöstöön kuuluvat henkilöt tehtäviään suorittaessaan. Saatamme myös ulkoistaa jotain henkilötietojen käsittelyä, kuten henkilötietojen tallennukseen ja käsittelyyn käytetyt tietojärjestelmät. Huolehdimme tällöin muun muassa sopimuksin siitä, että tietojesi luottamuksellisuus säilyy ja tietoja käsitellään myös muutoin lainmukaisesti.

Saatamme luovuttaa tietoja lain, tuomioistuimen tai toimivaltaisen viranomaisen sitä edellyttäessä. Saatamme myös luovuttaa tietojasi, mikäli olisimme osallisena yritys- tai liiketoimintakaupassa.

Henkilötietojasi ei lähtökohtaisesti luovuteta EU:n ulkopuolelle. 

8 Rekisterin säilytys

Emme säilytä henkilötietojasi pidempään kuin on tarpeellista niiden käyttötarkoitukselle tai kuin sopimus tai laki vaatii. Henkilötietojen säilytysajat voivat kuitenkin vaihdella käyttötarkoituksesta ja tilanteesta riippuen. 

9 Rekisterin suojaus

Tietojasi säilytetään palveluntarjoajamme palvelimilla, jotka on suojattu alan yleisten käytäntöjen mukaisesti. Keräämämme ja käsittelemämme henkilötiedot pidetään luottamuksellisina eikä niitä ilmaista muille kuin niitä työssään tarvitseville taikka luottamuksellisesti ja rajoitetusti palvelusopimusten perusteella asiakkaillemme. Pääsy henkilötietoihisi on suojattu käyttäjäkohtaisin tunnuksin, salasanoin ja käyttöoikeuksin.

10 Rekisterin tuhoaminen

Asiakastietoja sisältävät asiakirjat tuhotaan asianmukaisesti käsittelyn jälkeen.

11 Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa häntä koskevat rekisteriin tallennetut tiedot maksutta. Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia henkilötietojensa poistamista rekisteristä (ks. myös kohta ”rekisterin säilytys”. Jos tiedoissa on virheitä, rekisteröity voi esittää virheen korjaamispyynnön rekisterin ylläpitäjälle kirjallisesti. Rekisteröity voi myös rajoittaa omien tietojen käyttöä. Poisto-, korjaamis- oikaisu- ja rajoituspyynnöt koskevat yhteydenotot tulee tehdä kirjallisina ja allekirjoitettuna rekisterin ylläpitäjille.

Suostumuksen peruuttaminen

Mikäli käsittelemme tietojasi suostumuksesi perusteella, voit milloin tahansa peruuttaa suostumuksen ilmoittamalla siitä meille kirjallisesti sähköpostilla.

Pääsy tietoihin

Rekisteröidyllä on oikeus saada meiltä vahvistus siitä, käsittelemmekö rekisterissä olevia ja sinua koskevia henkilötietoja sekä saada tietää mitä sinua koskevia henkilötietoja käsittelemme. Lisäksi sinulla on oikeus saada täydentäviä tietoja henkilötietojesi käsittelyn perusteista. 

Oikeus saada virheet korjatuksi

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää, että korjaamme sinua koskevat virheelliset tai vanhentuneet taikka muuten puutteelliset henkilötiedot.

Suoramarkkinointikielto

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin.

Vastustamisoikeus

Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti. 

Oikeus rajoittaa käsittelyä

Sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus vaatia, että rajoitamme henkilötietojesi käsittelyä.

Oikeus saada tiedot siirretyksi

Mikäli olemme käsitelleet tietojasi suostumuksesi perusteella tai sopimuksen täyttämiseksi, sinulla on oikeus saada meille sähköisesti toimittamasi tiedot yleisesti käytetyssä muodossa, jotta tiedot voitaisiin siirtää toiselle palveluntarjoajalle.

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten. Kieltoasioissa tulee olla yhteydessä rekisterin ylläpitäjille.

12 Lisätietoja tietosuojasta

Rekisterinpitäjä noudattaa henkilötietojen säilyttämisestä annettuja määräyksiä ja normeja sekä tarkastaa ja parantaa jatkuvasti käytäntöjä, jotka liittyvät yllä mainittuihin asioihin. 

Tietojen antamisen pakollisuus ja antamatta jättämisen seuraukset

Tietojen antaminen on vapaaehtoista erityisesti potentiaalisille asiakkaillemme. Potentiaalisilta asiakkailta pyydämme verkkosivustollamme yleensä nimen, puhelinnumeron, sähköpostiosoitteen sekä lyhyen kuvauksen tarpeesta. Henkilötietojen antaminen ja käsittely on tietyltä osin pakollista, sillä saaatamme tarvita tietoa siinä määrin, että voimme selvittää olemmeko esteellisiä uuden toimeksiannon vastaanottamiseen. 

Käytetäänkö verkkosivulla evästeitä ja mitä ne ovat?

Käytämme evästeitä verkkosivuillamme, jotta voisimme tarjota parhaan mahdollisen käyttäjäkokemuksen sivuston kävijälle. Evästeet ovat lyhyitä tekstitiedostoja, jotka verkkopalvelin tallentaa käyttäjän päätelaitteelle. Evästeet antavat meille tietoa siitä, miten käyttäjät käyttävät verkkosivustoamme. Saatamme hyödyntää evästeitä palveluidemme ja verkkosivustomme kehittämiseksi, verkkosivuston käytön analysoimiseksi, sekä markkinoinnin kohdentamiseksi ja optimoimiseksi. Verkkosivuston käyttäjä voi antaa suostumuksensa tai kieltää evästeiden käytön verkkoselaimensa asetuksista. Useimmat verkkoselaimet sallivat evästeet automaattisesti. Huomaathan, että evästeiden estäminen saattaa rajoittaa verkkosivustomme toimivuutta.

Rekisterinpitäjä

Yhteystiedot:

Kimce Oy
Pyökärinkuja 4
21410 Vanhalinna
kim.ruoho@kimce.fi